Comme la plupart des employés, vous passez peut-être une bonne partie de la journée à envoyer des e-mails… et à attendre une réponse. Comment rendre vos e-mails plus efficaces ?
Vous avez parfois juste besoin d'une réponse ou d'un feed-back pour avancer dans votre travail... Mais votre mail se perd dans la messagerie surchargée de votre patron ou de vos collègues et reste sans réponse. Au lieu de rester coincé à l’attendre et de pester contre ces non-réponses, pourquoi ne pas appliquer nos six conseils ?
1. Soyez bref
Un conseil à appliquer à toutes les formes de communication, mais spécialement aux e-mails. Un long bloc de texte sans structure risque d'être moins lu : à la réception, le destinataire sera découragé et aura tendance à en remettre la lecture à plus tard (et souvent, à jamais). Soyez donc bref, concis et efficace. Utilisez des listes à puces, structurez votre texte en courts paragraphes, aérez-le...
Vous n’y arrivez pas ? Peut-être essayez-vous simplement de traiter trop de sujets différents à la fois. Tenez-vous en à un seul sujet par e-mail et envoyez les autres séparément.
2. Anticipez toutes les questions et réponses
Soyez clair et fournissez toutes les informations nécessaires dès le premier e-mail. Sinon, vous risquez de recevoir une question à la place de la réponse dont vous avez besoin. Répondez donc à l’avance à toutes les questions potentielles : le travail fourni lors du premier e-mail ne sera plus à fournir ensuite ! Si vous demandez à votre patron de choisir un restaurant pour une réunion par exemple, joignez-y directement les sites web des endroits ainsi qu’une comparaison des prix.
3. Soyez précis dans l’objet
Prenez le temps de remplir la ligne de l’objet avec détails : cela permettra à votre interlocuteur de saisir directement la question de votre e-mail. Évitez les objets vagues comme « question pour toi » ou « idée pour la réunion », mais préférez quelque chose de très précis comme « besoin de feed-back : agenda du meeting budget de lundi ». Ainsi, il sera également plus facile de retrouver le message dans votre boîte mail.
4. Mettre en évidence les points importants
Vous abordez plusieurs sujets dans votre e-mail ? Assurez-vous que chacun des sujets abordés soit correctement mis en évidence. Mettez les mots-clés en gras, surlignez-les, structurez vos paragraphes. Cela attirera l’œil de votre interlocuteur sur l’essentiel du message et rendra la lecture (même en diagonale) plus agréable. Votre e-mail aura donc moins de chances de ne pas être lu.
5. Commencez par écrire le nombre d’option
Rien de plus frustrant que d’énumérer dans un e-mail les options possibles pour que votre interlocuteur réponde ensuite « ça m'a l’air bien » sans en choisir une... Pour éviter cela, clarifiez vos objectifs d’entrée de jeu. Mentionnez le nombre de réponses que vous souhaitez dès la première ligne de votre mail afin que votre destinataire sache exactement ce à quoi il doit répondre. Si vous éparpillez les questions à travers tout le mail, le destinataire est susceptible d'oublier de répondre à l'une ou l'autre question.
6. Décrochez votre téléphone
Si vous sentez que le sujet va nécessiter plusieurs laborieux échanges d’e-mails, il vaut sans doute mieux en parler de vive voix. Certaines affaires se gèrent mieux par téléphone ou en personne. Vous ferez en plus preuve d’assertivité et d’initiative !
Rendre vos e-mails efficaces en 6 leçons